- Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.
- Jika rapat diselenggarakan di Ruang lain, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
- Jika rapat diselenggarakan di luar Ruangan, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.
Mempimpin Rapat
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat.
Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni :
- Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
- Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
- Memahami Setiap acara rapat
- Memahami Perencanaan prosedur rapat
- Menghubungi / menyiapkan notulen rapat
- Mengatur / memanage petugas konsumsi dan akomodasi
- Mempersiapkan perlengkapan rapat
- Memeriksa ruangan rapat.
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut :
- Berbicara spontan
- Mengemukakan gagasan cemerlang
- Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
- Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan